El alta de un documento o vínculo referencial al servidor se realiza desde un formulario.

 Se puede usar la búsqueda por palabras para obtener la última versión de un documento determinado, o el número correlativo de una familia de documentos. iDoc- Documentación no permite ingresar un número de documento y versión ya existente.

• Categoría: se ingresa la categoría del documento utilizando el menú desplegable. Las categorías son agrupaciones generales que pueden ser definidos por aquellos administradores que tengan el atributo superusuario.
  A cada categoría se le puede asociar distintas opciones de Tipo de Vínculos, para evitar asignaciones erróneas acorde a las categorías de documentos.

• Atributos del documento: después de la categoría, se podrá asociar el documento a atributos, en caso que esté referenciado a alguna norma, parte de norma, división, etc. Simplemente presionando sobre cada uno de los elementos, se abrirá una pantalla que presentará una lista de opciones posibles para facilitar su selección:
   

Presionando sobre el ícono se presentan las alternativas disponibles:

• N° de Documento y Revisión: se ingresan a continuación el número del documento y la revisión.

iDoc- Documentación ofrece la posibilidad de ingresar una numeración de escritura libre, o también generar una numeración de documentos con determinados atributos. Para ello se debe presionar el ícono , presentándose la siguiente pantalla:

Este esquema permite armar una lógica de numeración alfanumérica creada por el mismo sistema para facilitar la gestión de estructura de denominación de documentos, estricta y flexible.

Presionando sobre cada uno de los bloques independientes que se presentan (en color claro) se muestran pantalla de selección de opciones y combinaciones permitidas.

• Tema: permite indicar el tema del documento o del vínculo referencial.
   

• Resumen: permite agregar datos aclaratorios que puedan facilitar la búsqueda al usuario. Este es una campo de libre escritura.
   

• Usr.Elaboró, Usr.Revisó, Usr.Aprobó: iDoc- Documentación ofrece al administrador documental la posibilidad de poder ingresar los usuarios que participaron en la elaboración, revisión y aprobación del documento, seleccionándolos de la lista de usuarios del sistema.
  En el caso que se requiera registrar el proceso de revisión y aprobación, iDoc- Documentación le permite al administrador generar un circuito de firma digital, una vez dado de alta el documento.
   

• Fecha de vencimiento: se dispone de la opción de incorporar una fecha de vencimiento o próxima revisión del documento.
   

• Estado: el administrador puede seleccionar en qué estado se encuentra el documento a ser dado de alta. Solamente aquellos aprobados serán accesibles para los usuarios. El administrador podrá acceder a todos los estados posibles:
  
  - Elaboración: se da de alta el documento y falta alguna información o se quiere editar luego. Todavía no está lista toda la información por lo cual no está en revisión ni aprobado.
  
  - Revisión: el documento se encuentra en revisión a la espera que uno o más usuarios realicen la aprobación.
  
  - Aprobado: el documento se encuentra aprobado. Este es el único estado en el que los usuarios del sistema (que no sean administradores) van a poder visualizar el documento.
  Obsoleto: el documento ya no tiene validez, ya se porque se creó una nueva revisión o porque ya no aplica.
  
  - Rechazado: el documento no llegó a aprobarse y se decidió que se rechaza. En este caso se podrá volver a utilizar el mismo número de revisión al dar de alta el documento.
   

• Nombre del Archivo (upload): El sistema ofrece la posibilidad de subir el archivo final, y el archivo base para la edición. Esto posibilita que podamos dar de alta un pdf para que lo visualicen los usuarios, y también poder tener en el sistema el archivo base que al descargar podemos editar y nos facilita crear la nueva revisión del documento. Se deberá seleccionar el documento o vínculo a dar de alta al sistema, para lo cual el sistema le facilita la búsqueda a través de los botones Browse o Examinar. 

Al presionar el botón Browse o Examinar, se  podrá localizar el archivo en cuestión utilizando el navegador. Seleccionándolo, iDoc- Documentación lo transmitirá al campo correspondiente.

iDoc-Documentación ofrece la posibilidad de probar el vínculo seleccionado previo a darlo de alta al sistema, presionando el icono .

Vínculo (intranet): en lugar de dar de alta un archivo se puede hacer referencia a un archivo de la res interna. Esta opción no suele utilizarse ya que por razones de seguridad, algunos navegadores no permiten este tipo de acceso.

Vínculo (ref. ext): se puede indicar el vínculo a un documento que se encuentre fuera de iWeb. En este caso, tener en cuenta que no se podrá tener el control de cuándo se hace un cambio en el documento, ya que iWeb solo accederá al enlace indicado.

• Grupo funcional: en este campo se deberá seleccionar a qué grupo funcional pertenece el documento.

•  Guardar el Documento: solamente guarda el documento en la base de datos.

• Documento Base para la Edición: además de los archivos en formato PDF accesible para consulta de todos los usuarios, la nueva versión de iDoc permite seleccionar y cargar archivos de formato texto, p.ej. Word, accesibles sólo para usuarios administradores desde la administración del detalle del documento:
  
  

Así, mientras un usuario general sólo tendrá acceso para visualizar el documento en formato PDF,
 

Un usuario Administrador tendrá además acceso para poder editar el documento así cargado y poder introducirle cambios, pulsando el botón (Editar Datos):

En la pantalla que se abre, el Administrador podrá abrir el archivo en formato texto para poder modificarlo y dar de alta otra versión del documento, por ejemplo:  

En caso de requerir esta funcionalidad, consultar con J&B Solutions la forma de activarla, de acuerdo a la versión de iDoc utilizada.